除了接不完的電話與開不完的會，上班族每天也要和大量的E-mail(電子郵件)「奮戰」。不過，看似簡單的電子郵件背後卻隱含許多不可不知的「眉角」。人力銀行建議，回覆郵件時，最好以「簡單扼要」為主，寄送郵件前也得留意收件對象，避免信件「滿天飛」，無端造成他人的困擾。
根據104人力銀行調查顯示，不含廣告、垃圾郵件，上班族每天平均會收到近百封的電子郵件。不過「如何回信」、「怎麼選收件人」、「該把副本寄給誰」，可是一門藝術。經常發生收件人在未經篩選訊息的情況下，將郵件「層層轉寄」給更多人，或是寄送的副本人數過多、直接按下「全部回覆」…等情形，造成收件人閱讀訊息的困擾。
104人力銀行行銷處協理陳力孑表示，撰寫郵件時，切記掌握內容簡單扼要的原則。以會議通知信件為例，最好直接點出「時間」、「地點」與「會議主題」等關鍵字，同時先寫最重要的「梗」及「事件最新進度」，避免過度懸疑鋪陳，或者「廢話過多」，淡化欲傳達的重點。
陳力孑進一步解釋，多數收件人打開收信匣時，多半先瀏覽「寄件人」、「主旨標題」，再決定先點閱e-mail的順序。為了讓自己發送的郵件能在「茫茫信海」中「脫穎而出」，有效發揮溝通的作用，如何以「破題」精簡的點出重點便是重要關鍵。
同樣大有學問的還包括「副本收件人」(俗稱cc)，由於副本收件人屬「被告知」的角色，因此收件人數不宜過多。陳力孑指出，若副本收件人數比一般收件人數還多時，恐將讓e-mail的寄送目的失焦。當與對方協商重要事件時，不妨透過「副本」傳遞，同步告知收件者的直屬主管，將有助於加速推展事情進度。
另外，若只傳遞「了解、知道、謝謝」等簡單內容時，則只須回覆寄件人，不必「全部回覆」，減少信件「四處飛散」，無端造成其他人不必要的困擾。
陳力孑提醒，儘管e-mail方便迅速，但仍屬於「網路單向文字傳播」，無法完全取代「面對面的雙向溝通」，遇到複雜議題時，最好仍以當面溝通為佳。同時，面對龐大的郵件量時，可按不同寄件者分門別類建立資料匣，以利有效管理。
【2012-03-14 卡優新聞網】https://www.cardu.com.tw
熱門情報
謹慎理財 信用至上
威辰資通 版權所有
Copyright Ⓒ Starwin All Rights Reserved.
台北市中山北路三段27號7樓
TEL：(02)2591-3300
謹慎理財 信用至上